«Мы же договорились на встрече!» — знакомая фраза? По статистике, до 60% задач, озвученных на совещаниях, не выполняются. Разберёмся, как ставить задачи так, чтобы они доходили до результата.
Почему задачи со встреч теряются
Три главные причины:
1. Размытая формулировка
«Надо бы улучшить процесс» — это не задача. Это пожелание. Нет конкретики = нет действия.
2. Нет ответственного
«Кто-нибудь займётся» = никто не займётся. Если задача адресована всем — она ничья.
3. Нет дедлайна
«Сделать когда будет время» = никогда. Без срока задача вечно откладывается.
Методика SMART для задач
Каждая задача должна проходить проверку по 5 критериям:
Что именно нужно сделать?
Как понять, что задача выполнена?
Кто конкретно отвечает за выполнение?
Можно ли это сделать в указанные сроки?
К какой дате должно быть готово?
Примеры трансформации
Генератор SMART-задач
Используйте эту форму, чтобы превратить размытую задачу в конкретную:
Практические приёмы
1. Называйте имя вслух
Не «надо сделать», а «Дмитрий, ты сделаешь?». Прямое обращение создаёт ответственность.
2. Получите подтверждение
После постановки задачи спросите: «Берёшь?» или «Успеешь к пятнице?». Молчаливое согласие — не согласие.
3. Зафиксируйте сразу
Записывайте задачу в момент озвучивания. Не «потом внесу» — сейчас, пока все видят и могут скорректировать.
4. Повторите в конце
За 2 минуты до окончания встречи проговорите все задачи: «Итак, Алексей делает X к понедельнику, Мария — Y к среде. Верно?»
Контроль выполнения
Задача поставлена. Как убедиться, что она будет выполнена?
Сразу после встречи
- Отправить протокол со списком задач всем участникам
- Перенести задачи в трекер (Jira, Trello, Notion)
- Поставить себе напоминание проверить статус
Регулярный follow-up
- Для коротких дедлайнов (1-2 дня) — напоминание за день
- Для длинных (неделя+) — промежуточная проверка на полпути
- На следующей встрече — обзор статуса задач с прошлой
Автоматический контроль задач
MeetScribe выделяет задачи из разговора, назначает ответственных и отслеживает выполнение.
Вы получаете напоминания, а не ищете в записях.
Чек-лист постановки задачи
Итоги
Чтобы задачи со встреч выполнялись:
- Формулируйте по SMART: конкретно, с ответственным и сроком
- Называйте имя исполнителя вслух
- Получайте подтверждение
- Фиксируйте сразу, не откладывая
- Проверяйте статус до дедлайна
Или автоматизируйте — пусть AI находит задачи в разговоре за вас.