Встреча закончилась, все разошлись — и через неделю никто не помнит, о чём договорились. Знакомо? Письмо после встречи (follow-up) — простой способ зафиксировать договорённости и убедиться, что задачи будут выполнены. Разбираем, как писать такие письма, чтобы их читали.
Зачем писать письмо после встречи
Follow-up email решает три задачи:
- Фиксация договорённостей — все участники получают единый источник правды
- Распределение ответственности — каждый видит свои задачи
- Напоминание — письмо остаётся в почте и работает как reminder
Исследования показывают, что без письменной фиксации люди забывают до 50% информации с совещаний уже на следующий день. Через неделю помнят лишь общий контекст, а детали размываются.
Письмо после встречи — не бюрократия, а инструмент, который экономит время на повторных обсуждениях и избежании конфликтов «мы так не договаривались».
Структура идеального follow-up письма
Хорошее резюме встречи — короткое и структурированное. Никто не будет читать простыню текста.
1. Тема письма
Чёткая и информативная. Человек должен понять, о какой встрече речь, даже не открывая письмо.
2. Контекст (1-2 предложения)
Кратко напомните, о чём была встреча. Не расписывайте подробно — только суть.
Пример:
Сегодня обсудили план запуска нового продукта и распределили задачи между командами.
3. Ключевые решения
Что конкретно решили. Формулируйте как утверждения, не как вопросы.
4. Задачи с ответственными
Каждая задача = действие + ответственный + дедлайн. Используйте маркированный список.
ЗАДАЧИ: - Подготовить макеты лендинга — Анна — до 10.01 - Написать тексты для email-рассылки — Михаил — до 12.01 - Настроить аналитику — Сергей — до 14.01 - Провести тестирование — вся команда — 15.01
5. Открытые вопросы
Что осталось нерешённым и требует дополнительного обсуждения.
6. Следующие шаги
Когда и как встречаемся снова, кто инициирует следующее действие.
Примеры писем для разных ситуаций
Внутренняя встреча команды
Тема: Итоги планёрки: спринт 15-22 января Привет, команда! Краткие итоги сегодняшней встречи. РЕШЕНИЯ: - Фокус спринта — интеграция с CRM - Задачу с уведомлениями откладываем до февраля - Code review обязателен для всех PR ЗАДАЧИ: - Разбить эпик на таски — Алексей — сегодня - Уточнить API у заказчика — Мария — до среды - Подготовить тестовые данные — Денис — до четверга Следующий созвон: пятница 22.01, 11:00 Вопросы — пишите в чат проекта.
Встреча с клиентом
Тема: Итоги встречи: проект «Ребрендинг» — 08.01 Добрый день, Иван Сергеевич! Благодарю за сегодняшнюю встречу. Фиксирую основные договорённости. ЧТО РЕШИЛИ: - Новый логотип утверждён (вариант 2) - Цветовая палитра: синий + серый - Дедлайн брендбука: 1 февраля СЛЕДУЮЩИЕ ШАГИ: 1. Мы присылаем финальные макеты — до 15.01 2. Вы согласовываете с руководством — до 20.01 3. Вносим правки (если есть) — до 25.01 4. Финальная сдача — 1.02 ОТКРЫТЫЙ ВОПРОС: - Формат презентации для партнёров — ждём вашего решения Если что-то упустил или есть корректировки — напишите, обновлю. С уважением, Алексей
Переговоры с партнёром
Тема: Договорённости по партнёрству — встреча 08.01 Добрый день! Резюме нашей встречи. СОГЛАСОВАННЫЕ УСЛОВИЯ: - Комиссия: 15% от продаж - Срок тестового периода: 3 месяца - Минимальный объём: 100 лидов/месяц НУЖНО СОГЛАСОВАТЬ: - Формат отчётности (предлагаем еженедельный) - Ответственный с вашей стороны СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ: Присылаем проект договора до пятницы. Ждём обратную связь!
Ошибки, которых стоит избегать
Другие распространённые ошибки:
- Слишком длинное письмо — никто не будет читать три страницы. Максимум — один экран
- Нет конкретики — «продолжим работу» вместо «Анна готовит отчёт до пятницы»
- Нет дедлайнов — задача без срока = задача, которая не будет сделана
- Формальный тон — пишите как человек, а не как робот
- Отправка только избранным — копию должны получить все участники
Автоматизация: как делегировать это AI
Писать резюме вручную — утомительно. Особенно если встреч много. Современные инструменты позволяют автоматизировать этот процесс.
Как это работает
- Встреча записывается (Zoom, Teams, Google Meet)
- Запись транскрибируется в текст
- AI выделяет ключевые решения и задачи
- Формируется готовое резюме для отправки
Вместо 15-20 минут на написание письма — 2 минуты на проверку готового текста.
MeetScribe делает это автоматически
Отправьте запись встречи — получите готовое резюме с решениями и задачами.
Чек-лист: перед отправкой письма
Итоги
Письмо после встречи — один из самых недооценённых инструментов продуктивности. Пять минут на его написание экономят часы на повторных обсуждениях и спасают от конфликтов из-за недопониманий.
Главные правила:
- Отправляйте в тот же день
- Пишите коротко и по делу
- Каждая задача = ответственный + дедлайн
- Используйте AI, чтобы не тратить время на рутину
Читайте также: Follow up: что это такое и как его правильно делать — полный гайд по follow up письмам.
