Follow up — термин, который часто встречается в деловой переписке, но не все понимают его значение. Разбираемся, что это такое простыми словами, когда и зачем отправлять follow up, и как написать письмо, которое приведёт к результату.
Что такое follow up простыми словами
Follow up (произносится «фоллоу ап») в переводе с английского означает «последующие действия» или «продолжение». В деловом контексте follow up — это письмо или сообщение, которое отправляют после какого-либо события: встречи, переговоров, собеседования или знакомства.
Главная цель follow up — не дать контакту «остыть» и закрепить договорённости. Это способ показать профессионализм и заинтересованность в продолжении диалога.
Простой пример:
Вы провели встречу с потенциальным клиентом. На следующий день отправляете письмо с благодарностью за время, кратким резюме обсуждения и следующими шагами. Это и есть follow up.
Follow up отличается от обычной переписки тем, что всегда привязан к конкретному событию и имеет чёткую структуру: напоминание о контексте, суть и призыв к действию.
Когда нужен follow up
Follow up уместен практически в любой деловой ситуации, где важно сохранить контакт и зафиксировать результат общения.
После деловых встреч
Самый распространённый случай — резюме встречи, которое фиксирует договорённости и распределяет задачи. Без письменной фиксации участники забывают до половины информации уже на следующий день.
- Внутренние совещания — итоги планёрок, статус проектов
- Созвоны с командой — распределение задач, дедлайны
- Стратегические сессии — ключевые решения, следующие шаги
После переговоров с клиентом
Follow up после встречи с клиентом показывает серьёзность намерений и помогает продвинуть сделку.
- Первая встреча — благодарность + резюме потребностей клиента
- Презентация продукта — ответы на вопросы + следующий шаг
- Обсуждение условий — фиксация договорённостей + сроки
После собеседований
Кандидаты, которые отправляют follow up после интервью, запоминаются лучше. Это демонстрирует заинтересованность в позиции и внимание к деталям.
После нетворкинга
Познакомились на конференции или мероприятии? Follow up в течение 24-48 часов превращает случайное знакомство в потенциально полезный контакт.
- Напомните, где и когда познакомились
- Упомяните тему, которую обсуждали
- Предложите конкретный следующий шаг (созвон, встреча)
Структура идеального follow up
Эффективный follow up — короткий и конкретный. Человек должен понять суть за 30 секунд чтения.
1. Тема письма
Тема должна сразу напоминать о контексте. Получатель видит десятки писем в день — ваше должно выделяться релевантностью.
2. Приветствие и благодарность
Начните с благодарности за время. Это не формальность — это признание ценности времени собеседника.
Пример:
Иван, спасибо за сегодняшнюю встречу. Было полезно обсудить детали интеграции и услышать ваши требования к срокам.
3. Резюме обсуждения
Кратко перечислите ключевые пункты. Не пересказывайте всю встречу — выделите главное.
- Что решили
- Какие задачи появились
- Какие вопросы остались открытыми
4. Следующие шаги
Самая важная часть follow up — конкретные действия. Без них письмо превращается в пустую формальность.
5. Призыв к действию
Завершите письмо вопросом или просьбой, которая требует ответа. Это увеличивает шанс получить реакцию.
Шаблоны follow up писем
Готовые шаблоны для разных ситуаций. Адаптируйте под свой стиль и контекст.
Шаблон 1: После деловой встречи
Тема: Итоги встречи: [тема] — [дата] [Имя], добрый день! Спасибо за сегодняшнюю встречу. Фиксирую основные договорённости. ЧТО РЕШИЛИ: - [Решение 1] - [Решение 2] - [Решение 3] ЗАДАЧИ: - [Задача] — [Ответственный] — до [дата] - [Задача] — [Ответственный] — до [дата] СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ: [Конкретное действие и срок] Если что-то упустил — напишите, скорректирую. С уважением, [Ваше имя]
Шаблон 2: После встречи с клиентом
Тема: Спасибо за встречу — следующие шаги по [проект/продукт] [Имя], добрый день! Благодарю за время сегодня. Было полезно узнать подробнее о [потребность/задача клиента]. Как понял ваши приоритеты: 1. [Приоритет 1] 2. [Приоритет 2] 3. [Приоритет 3] Мы можем помочь с этим через [краткое описание решения]. СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ: Подготовлю детальное предложение и отправлю до [дата]. После этого предлагаю созвониться и обсудить детали — удобно [дата/время]? Ждём обратной связи! С уважением, [Ваше имя]
Шаблон 3: После собеседования
Тема: Спасибо за собеседование — [название позиции] [Имя], добрый день! Спасибо за интересное интервью сегодня. Мне понравилось узнать больше о [конкретный момент: проекте/команде/задачах]. Особенно заинтересовало [упомянуть что-то конкретное из разговора]. Моя экспертиза в [релевантный навык] может быть полезна для решения этой задачи. Буду рад продолжить общение и ответить на дополнительные вопросы, если они появятся. С уважением, [Ваше имя]
Генерируйте follow up автоматически
Загрузите запись встречи — MeetScribe создаст готовое письмо с решениями и задачами.
Ошибки при написании follow up
Слишком длинное письмо
Никто не будет читать три экрана текста. Идеальный follow up — один экран или меньше. Если информации много, выделите главное, а детали приложите отдельным документом.
Размытые формулировки
Нет призыва к действию
Follow up без следующего шага — это просто письмо-отчёт. Всегда заканчивайте вопросом или предложением, которое требует реакции.
Формальный или шаблонный тон
«Выражаю глубокую признательность за уделённое время» — так не разговаривают живые люди. Пишите так, как говорите, только немного структурированнее.
Отправка не всем участникам
Если на встрече было несколько человек — все должны получить follow up. Иначе часть команды останется без информации.
Избыточная навязчивость
Один follow up — нормально. Два напоминания с интервалом в неделю — допустимо. Ежедневные письма «ну что, посмотрели?» — путь в спам.
Автоматизация follow up через MeetScribe
Писать follow up вручную после каждой встречи утомительно. Особенно когда встреч несколько в день. Современные инструменты позволяют делегировать эту рутину.
Как это работает
- Встреча записывается (Zoom, Google Meet, Teams или диктофон)
- Запись загружается в MeetScribe
- AI транскрибирует разговор и выделяет ключевое
- Формируется готовый follow up с решениями и задачами
Вместо 15-20 минут на составление письма — 2 минуты на проверку готового текста.
Что получаете на выходе
- Резюме встречи — ключевые обсуждения в 3-5 пунктах
- Список решений — что конкретно договорились
- Задачи с ответственными — кто что делает и когда
- Открытые вопросы — что осталось нерешённым
Всё это можно сразу скопировать в письмо и отправить участникам.
Чек-лист: перед отправкой follow up
Итоги
Follow up — простой, но недооценённый инструмент деловой коммуникации. Он фиксирует договорённости, демонстрирует профессионализм и продвигает процессы вперёд.
Главные правила:
- Отправляйте follow up в тот же день или утром следующего
- Пишите коротко — один экран максимум
- Указывайте конкретные следующие шаги
- Завершайте призывом к действию
- Используйте автоматизацию, чтобы не тратить время на рутину
